Ein bekannter Redner aus Deutschland sagt oft: “Leg dich nie mit Pareto an!” und er hat damit sicherlich nicht gänzlich Unrecht. Wem Pareto nichts sagt: Es handelt sich dabei um die 80/20 Regel. Mit 20% deines Einsatzes (z.B. Zeit) erledigst du 80% deiner Aufgaben.

Im Umkehrschluss: Mit 80% deines Einsatzes “verschwendest” du für 20% deiner Ergebnisse. Man kann dieser Regel nicht gänzlich die Wahrheit absprechen, muss aber dennoch etwas differenzieren. Sicherlich ist es so, dass in vielen Warenlagern 20% der Produkte etwa 80% des Platzes beanspruchen und es kann auch sein, dass in deiner Vertriebsmannschaft 20% der Beschäftigten 80% des Umsatzes liefern aber dennoch muss man im Hinterkopf behalten, dass Teile dieser 80% zwar uneffektiv sein können aber dennoch unerlässlich sind. Das Beantworten langer E-Mails z.B. ist nicht gerade sehr effektiv aber es ist unverzichtbar für den Erfolg. Ein anderes und etwas handfesteres Modell ist daher das “Eisenhower Prinzip”. Es teilt deine täglichen Aufgaben in der Horizontalen in “wichtig” und “unwichtig” und in der vertikalen in “dringlich” und “nicht dringlich”. Was im Feld unten rechts in dieser Matrix steht, ist weder dringlich noch wichtig, kann also vernachlässigt werden. Die Sachen die oben links stehen, sind dringlich und wichtig und müssen sofort erledigt werden. Dringliche aber nicht wichtige Sachen kommen danach (sie können auch delegiert werden) und weniger dringliche, dafür aber wichtige Sachen folgen den ersten beiden. Es bietet sich an, diese zu terminieren und sauber zu erledigen. Auf diese Art und Weise kannst du dir deine Aufgaben schon einmal gut einteilen und sparst Zeit bei unwichtigen Sachen (vorausgesetzt, du schätzt diese richtig ein).
Wenn dir die Erledigung von Aufgaben übrigens schwer fällt, ist die Pomodoro-Technik vielleicht etwas für dich. Hier werden zwischen den 25-minütigen Aufgabenblöcken bewusst Pausen eingebaut. Alle 4 Blöcke darf die Pause dann auch schon einmal etwas länger dauern. Probiere es aus, wenn du den Eindruck hast, dass dieses Konzept gut für dich funktionieren könnte.

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